S’il est encore trop tôt pour se prononcer sur l’impact des transformations engagées, plus de 80 % des personnes intéressées constatent d’ores et déjà grâce au numérique une meilleure qualité de travail et une plus grande facilité à exercer leurs missions. Un constat issu duBaromètre 2018 du numérique au sein des collectivités réalisé pareksaé & La Gazette des Communes auprès de 471 agents, élu(e)s, DGS, DGST, maires et secrétaires du secteur public.  

Les outils digitaux, facilitateurs d’efficacité au travail

Parmi les principaux bénéfices de ces nouvelles technologies : leur capacité à renforcer l’efficacité au quotidien, à favoriser l’agilité au sein même des structures les plus rigides et complexes, et à améliorer les performances. La dématérialisation se veut ainsi synonyme de nouvelles formes de travail (espace de travail partagé?), de nouvelles pratiques (télétravail, projets transversaux en équipe?) et de nouveaux usages (visioconférence, mobilité?). Soit autant de fonctionnalités qui facilitent le travail quotidien des agents, améliorent la qualité du service public proposé et renforcent l’attractivité des territoires. Ainsi, la transformation numérique aboutit à des missions plus intéressantes et à davantage de collaboration pourprès de la moitié des répondants. Néanmoins, cette transformation semble aujourd’hui s’opérer à deux vitesses : les intercommunalités et les « grandes » communes d’une part, en avance sur le déploiement ; et les plus petites communes, de moins de 5 000 habitants, d’autre part, au sein desquelles elle est peu voire pas encore amorcée, à l’image du déploiement des outils digitaux. 

Le travail collaboratif a la cote, la mobilité est à la traîne

En effet, au sein de cet environnement numérique, les plateformes collaboratives occupent une place importante : en moyenne, plus de 2 outils collaboratifs sont mis en place. Parmi les usages professionnels privilégiés : le partage de documents (63 %), la messagerie instantanée (46 %) et le réseau social interne ou intranet (37 %). En moyenne, 30 % des agentsutilisent au moins 7 plateformes ou logiciels métiers. Une abondance d’outils qui peut sembler (trop) importante mais nécessaire du fait des nombreuses tâches opérationnelles à la charge des agents. 76 % d’entre eux estiment ainsi que ces solutions sont adaptées pour les accompagner dans la transformation numérique. Une confiance encore plus élevée chez les DRH (77%) et les DAF (86%), la moitié d’entre eux utilisant 4 ou plus de 7 outils métiers dans le cadre de leurs activités. Dès lors, les solutions collaboratives participent pleinement à favoriser les échanges d’informations et la communication en temps réel, notamment au sein des intercommunalités plus que dans les communes, en particulier celles de moins de 500 habitants. Une différence qui s’explique en partie par la transversalité des compétences inhérentes à un regroupement de communes et à la nécessité d’une collaboration plus poussée par rapport à une équipe plus restreinte. Toutefois, si la collaboration au sein des collectivités apparaît renforcée, la mobilité, pourtant indispensable à la transformation des usages, ne se développe pas pour autant. En effet, près de 7 répondants sur 10 utilisent un ordinateur fixe et seuls 4 sur 10 disposent d’un smartphone professionnel. De même, près de la moitié des agents et élus interrogés utilisent leurs propres supports mobiles personnels (ordinateur, smartphone et tablette). En conséquence, seuls 29 % d’entre eux ont plus souvent recours au télétravail et 38 % n’en ont même pas l’autorisation. Pourtant la mobilité est un – voire même le premier – facteur de réussite majeur de la transformation digitale pour plus de 6 décideurs sur 10. Télétravail, travail à distance, flex office? La dématérialisation implique la flexibilité des modes de travail. C’est pourquoi le manque de mobilité peut s’avérer un frein important à son déploiement. 

Former les agents au numérique

Si la transformation numérique est bel et bien engagée au sein des collectivités, elle semble néanmoins ralentie ou « minorée » par certains freins tant culturels que technologiques, chez les agents comme chez les élu(e)s. La raison ? 40 % d’entre eux n’ont jamais été formés au numérique et moins d’1 agent sur 4 a reçu une formation il y a moins d’un an. Résultat, mis à part les jeunes générations (Millennials et Xennials) et les DSI qui se montrent très à l’aise avec les outils et les services digitaux (soit à peine un peu plus d’un tiers des personnes concernées), ils sont près de 60 % à déclarer « s’en sortir »avec ces outils. Si là aussi certains écarts peuvent être observés selon la taille des communes, le manque de formation risque de poser problème pour aller plus loin dans la modernisation du secteur public. Seules la moitié(51 %) des personnes interrogées se considèrent en effet suffisamment formées pour faire face aux changements (réguliers) induits par la transformation numérique. Pour réussir le pari de leur transformation numérique, les collectivités doivent donc davantage investir dans la formation de leurs agents. Un accompagnement indispensable face à la multiplication des outils et services digitaux. L’abondance de plateformes nuit à l’efficacité et aux performances des équipes opérationnelles. Désormais, place à la rationalisation des outils et à la simplification des processus. Des solutions plus abouties et plus sélectives qui favoriseront davantage l’émergence de nouveaux usages professionnels et faciliteront le travail quotidien. 

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