Aujourd’hui, chaque individu est un producteur de données en puissance. C’est pourquoi il est indispensable de faire le tri parmi ce flux d’informations pour déterminer lesquelles sont véritablement stratégiques pour l’organisation publique. D’autant que les collectivités ont des domaines de plus en plus vastes à gérer aussi bien en termes de territoire géographique, de population, d’infrastructures ou de systèmes d’information. Face à ces big data, il importe donc de bien suivre les données pour piloter au mieux la collectivité.

Assurer la traçabilité des données

Plus les données seront fiables et complètes, plus la collectivité bénéficiera d’un pilotage fin. Pour cela, les organisations doivent en premier lieu s’assurer que leurs données sont à jour pour pouvoir « alimenter » de manière pertinente et optimale le pilotage de la collectivité mais aussi de ses personnels, des différents métiers, de la rémunération’ et ainsi obtenir le meilleur équilibre entre performance et maîtrise budgétaire.À cette fin, la traçabilité de la donnée dans les outils de gestion est essentielle. En effet, si les ERP par exemple assurent la bonne gestion administrative de l’organisme, les informations personnelles vont elles aussi transiter par le SIRH. Or si le fournisseur de solutions cloud assure bien l’étanchéité et la sécurité des bases de données, il incombe à la collectivité de différencier les données RH et financières utiles à son pilotage des données personnelles protégées par le RGDP. Même dans le cloud, la donnée reste la propriété de l’organisme public ! C’est là que réside toute la complexité car certaines informations personnelles peuvent sont utiles pour la gestion de la paie par exemple, telles que les coordonnées personnelles, la situation familiale? Des données qui par conséquent doivent être sécurisées et maîtrisées car elles vont aussi alimenter les bases de données et les outils de gestion.De même, le RGPD impose à toutes les organisations de supprimer les données de plus de 5 ans pour un agent ayant quitté la collectivité. C’est pourquoi, pour valoriser les données dans le respect des règlementations en cours, un profond travail d’actualisation de la base de données s’impose afin de s’assurer de disposer de données RH et financières à jour. Dès lors, la collectivité pourra s’appuyer sur cette base de données pour proposer une gestion personnalisée de chaque agent et assurer une transparence totale.

Les points de vigilance dans le traitement des données stratégiques

Soumises à de fortes contraintes règlementaires et à des évolutions fréquentes, les données RH et financières doivent faire l’objet d’un contrôle permanent afin de s’assurer de leur conformité. Pour y parvenir, trois étapes sont clés :

  1. Identifier les données recensées et qui ont vocation à être partagées dans le cadre de l’open data (Data : les nouveaux champs des possibles pour transformer sa collectivité).
  2. Définir quels sont les outils techniques permettant de partager ces informations : avez-vous les moyens en interne d’effectuer cette démarche ou devez-vous passer par le portail du gouvernement ? Le portail data.gouv.fr va alors les restructurer pour les mettre à disposition sous un format exploitable.
  3. Vérifier le traitement de la donnée pour s’assurer qu’aucune donnée n’est croisée à un moment ou à un autre avec des données personnelles. Avec un point d’attention particulier : la notion de donnée personnelle telle que pris en compte par le Règlement Général sur la protection des données (RGPD) dépend de l’usage final qui est fait de la donnée. Il convient donc de bien sécuriser toute la chaîne des processus qui utilise ces données, afin de certifier que celles-ci ne sont pas utilisées à d’autres fins que celles, légitimes, initialement imaginées.

Une gestion complexe qui engage la responsabilité de celui qui l’opère et qui peut donc être difficile d’assurer seul en interne.

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