Le sujet de la dématérialisation n’est pas nouveau pour les organisations publiques. Nombreuses sont celles qui y ont réfléchi pendant plusieurs mois ou années avant de se lancer, en démarrant sur les périmètres où elles étaient le plus à l’aise, qu’ils concernent la gestion des RH ou la gestion financière. La législation a fini de balayer les dernières hésitations et c’est donc aujourd’hui un mouvement généralisé qui prévaut, où chacun observe avec attention les exemples et projets menés à bien pour s’inspirer, trouver les bonnes méthodes et réussir à engager tous ses agents dans cette transformation d’ampleur.D’un point de vue pratique, il convient déjà de noter que certaines questions doivent être posées et leurs réponses trouvées au sein-même des organisations bien avant qu’un projet ne soit lancé. Cependant, alors qu’aujourd’hui de nombreuses organisations ont achevé les premières phases de leur projet, il est intéressant de garder en tête les principaux points à surveiller pour gérer les effets de la dématérialisation sur le long terme. En la matière, les avis des experts et des DSI, DRH ou DAF des organisations du secteur public ayant été les premières à mener des projets de dématérialisation convergent vers 5 conséquences à anticiper spécifiquement.
Conséquence n°1 : La tentation de « rematérialisation » est une constante bien réelle.
Il faut absolument avoir prévu de l’affronter. Ce n’est pas parce qu’un outil logiciel est installé, et des processus définis sur le papier, que les usages dématérialisés vont de soi. « Le naturel revient au galop » dit le dicton, et les mauvaises habitudes à base de papier également. La dimension rassurante de celui-ci face au changement fait que les principaux processus « phares » pourront eux-mêmes être détournés inconsciemment par les agents, comme un processus de rassurance. L’important est donc de créer de la continuité avec les usages passés et de créer de véritables avantages palpables pour les agents qui adoptent les usages dématérialisés. Il est donc pertinent de mettre en place dès le départ un projet de dématérialisation sur un sujet concret touchant directement l’agent, les demandes de congés étant l’exemple-type.
Conséquence n°2 : La gestion des aires de stockage va évoluer, qu’elles soient physiques’ ou informatiques.
La logique veut qu’avec la réduction progressive des usages papiers, la dimension et la présence des aires de stockage physiques dans les bureaux vont par exemple se réduire. Mais il ne faut pas oublier que de tels aménagements physiques ne sont pas seulement des espaces pratiques. Ils auront bien souvent pris au fil des années une connotation particulière pour les agents qui en bénéficient, au même titre que leur bureau lui-même par exemple. La dimension culturelle ? voire parfois affective ! ? n’est pas à sous-estimer dans l’accompagnement au changement. En l’occurrence, cet espace ne doit pas seulement se « vider » inutilement. Son réemploi doit avoir un sens immédiat aux yeux des agents. Quant au stockage informatique, sa dimension immatérielle aux yeux des utilisateurs ne doit pas faire ignorer la réalité de sa dimension matérielle (au niveau des serveurs notamment). Ceux-ci voient leur importance et leur place prendre une toute nouvelle dimension avec la dématérialisation. Et même avec un hébergement des données à distance, la place centrale qu’ils prennent dorénavant dans les processus obligent à penser sur le long terme, d’une nouvelle façon, leur sécurité, maintenance, accès, et croissance (ou à minima à poser ces questions aux prestataires).
Conséquence n°3 : La dématérialisation avance de concert avec les nouveaux usages Cloud/SaaS.
Tous deux vont faciliter les usages en mobilité et les accès à distance aux outils du quotidien. Naturellement, cela va ouvrir des portes en matière de nouveaux modes de travail. Ceux-ci sont notamment au centre de la transformation actuelle des acteurs du privé et cela a bien entendu des conséquences sur les perceptions et les modes de fonctionnement dans le secteur public également. Cette capacité à consulter des données et à faire potentiellement son métier de n’importe où à n’importe quel moment peut être de nature à séduire les élus et les chefs d’équipe. Mais cette possibilité ne s’improvise pourtant pas et doit être au c’ur d’une réflexion plus globale sur le fonctionnement quotidien d’une organisation et sur les équilibres de vie de chaque personne, prise individuellement.Lire aussi : « Dématérialisation : « Nous sommes à un moment où la co-construction est extrêmement importante »
Conséquence n°4 : La dématérialisation est la première étape d’une révolution de la formation interne.
Dans de nombreuses organisations, la prise en main des usages dématérialisés passe de façon cohérente par des modes de formation eux-mêmes dématérialisés. Le MOOC (Massive open online course ou formation en ligne ouvertes à tous) et ses dérivés, sont bien souvent les rois de ces nouvelles façons d’apprendre. Depuis des années, les experts en formation étudient les équilibres à trouver entre la facilité d’accès des cours en ligne à distance, du e-learning, et de l’autre la capacité d’engagement et de motivation plus importantes des cours en présentiels. En 2018, un certain recul existe donc autour des concepts de blend learning, qui veulent cumuler le meilleur des deux mondes, au profit des formateurs et des formés. En la matière, un projet de dématérialisation ne doit pas exister dans un vase clos. Ce qui a pour conséquence une question : comment capitaliser dessus pour que ce soit l’approche globale de la formation interne qui évolue afin que les agents soient plus à l’aise avec un monde numérique en changement rapide et perpétuel ?
Conséquence n°5 : La dématérialisation appelle la dématérialisation.
C’est sans doute la conséquence la plus difficile à mesurer au départ, mais dont les effets se font pourtant voir le plus rapidement après les premiers projets. En parallèle de tous les autres impacts d’un projet, il est évident que les collaborateurs qui auront bien appréhendés les premiers usages dématérialisés mis à leur disposition’ vont rapidement trouver que ceux qui sont encore matérialisés sont beaucoup plus limités et embêtants. Tout le travail d’accompagnement au changement conseillé autour des projets de dématérialisation a pour objet « d’ouvrir les chakras » des agents et de leur faire prendre conscience de nouvelles opportunités. Mécaniquement, cela va créer une envie et faire remarquer les défauts d’autres processus historiques non-dématérialisés. Les organisations qui ont mis le pied à l’étrier doivent donc être prête à répondre vite à ces nouvelles demandes, afin d’éviter de créer de la frustration de l’incompréhension ou un désengagement de certains agents !
Téléchargez notre livre blancLa dématérialisation dans la collectivité, c’est un projet global de société