Accueil » Blog » Les 5 erreurs à éviter en préparation budgétaire

L’élaboration et le suivi du budget est l’une des priorités des financiers évoluant dans les collectivités locales. Les acteurs publics doivent en effet concentrer leur attention sur la gestion financière en vue d’optimiser leurs ressources. La préparation budgétaire exige une collaboration de longue durée, entre élus, DGS, services de la collectivité et professionnels de la finance.  Quelles sont les 5 erreurs à éviter pour réussir sa préparation budgétaire ? Guide pratique à l’usage des collectivités. 

La préparation budgétaire, un processus long et normé 

Le budget occupe une place fondamentale dans la vie des collectivités locales. C’est à travers lui que l’exécutif prévoit et autorise les recettes et les dépenses, sur un exercice donné.  La préparation budgétaire se compose de plusieurs phases : 

  • le cadrage du budget, 
  • les propositions émanant des services, 
  • l’arbitrage budgétaire, 
  • le vote du budget en conseil municipal ou territorial. 

Aujourd’hui comme hier, la préparation budgétaire est un casse-tête pour de nombreuses collectivités. Le processus préalable au vote manque souvent de fluidité. 

La mobilisation des agents publics, qu’ils soient financiers, élus ou issus des métiers, est conséquente lors de la préparation budgétaire. Pourtant, gagner en efficacité reste possible à condition d’éviter certains pièges. 

Pour une préparation budgétaire efficace et fiable, voici les 5 erreurs à éviter !  

#1 – Disperser ses données financières

Les informations utiles à la préparation budgétaire d’une collectivité locale sont souvent stockées dans de multiples outils ou serveurs. L’accès aux datas est alors complexe, fastidieux et chronophage. 

Vous n’avez jamais pensé à opter pour la centralisation de vos données financières au sein d’une plateforme unique ? Cette erreur implique certainement pour votre organisation une perte de temps. Et le temps, c’est de l’argent ! 

#2 -Ne pas encadrer les argumentaires de budget 

Au sein d’une collectivité territoriale, tous les services ont la possibilité d’émettre des propositions de budget afin de financer des projets identifiés. Chaque Direction de votre organisation élabore son propre modèle ? Erreur ! 

Il est recommandé d’imposer aux directions un modèle d’argumentaire afin de traiter plus efficacement les propositions de budget. 

Grâce à ces échanges normalisés, les différentes directions s’impliquant dans la préparation budgétaire profitent de bénéfices concrets : 

  • des gains de temps mesurables pour la formalisation des demandes, 
  • un cadre limitant les sollicitations ne respectant pas les guidelines de la collectivité (dépenses trop importantes, mise en œuvre trop complexe…), 
  • une meilleure lisibilité des propositions budgétaires pour les parties prenantes intervenant lors de la phase d’arbitrage.

#3 – Négliger l’optimisation des dépenses

Lors de la phase de préparation du budget de fonctionnement, les services d’une collectivité doivent émettre une proposition budgétaire et justifier celle-ci au sein d’un argumentaire libre. La Direction Financière étudie ensuite ce document. 

Votre DAF ne partage pas sa stratégie et les objectifs de sa préparation budgétaire ? Erreur ! 

En vue de gagner du temps, certaines directions se contentent de solliciter un renouvellement des dépenses de l’année n-1. Pourquoi chercher à limiter les dépenses ou optimiser l’existant si cet objectif n’a pas été exposé los de la phase de préparation budgétaire ? 

Une action simple à mener pour optimiser les dépenses, c’est la sensibilisation des services à cette priorité. Masse salariale, dépenses de fonctionnement ou progression des recettes : chaque proposition d’amélioration doit être étudiée avec attention. 

#4 – Sous-évaluer les besoins de financement

Il est indispensable pour une collectivité de disposer des recettes nécessaires pour assurer le quotidien (paiement des salaires, travaux de voirie…) et pour constituer une épargne en vue de financer des projets d’envergure.  

Certaines sources de recette sont connues (recettes fiscales prévisibles) par la collectivité. Les élus peuvent d’ailleurs travailler sur une optimisation des bases pour assurer l’équité fiscale entre contribuables. Les dotations de l’Etat sont attribuées en fonction de critères réglementaires, les collectivités ne peuvent pas influencer cette source de recettes. 

Lorsqu’une collectivité a besoin de financer des projets, elle doit réaliser des emprunts. Ces derniers vont se traduire par une charge correspondant aux remboursements du capital dans les années futures, en section d’investissement. Les intérêts sont quant à eux comptabilisés en section de fonctionnement. Vous ne veillez pas à l’évolution des taux ? Erreur ! La préservation de l’autonomie financière est un enjeu clé. 

Pour une gestion viable à long terme, une seule directive à retenir : la diversification ! Emprunt, épargne, subvention doivent être étudiés avec soin pour modéliser le budget. 

#5 – Oublier de définir des indicateurs de gestion

Dès la phase de préparation budgétaire, des indicateurs de gestion doivent être définis en vue de sécuriser la phase d’exécution.  Les élus et services souffrent souvent d’un manque de lisibilité du budget : ce document essentiellement comptable n’est pas toujours aisément compréhensible. Votre collectivité ne monitore pas l’évolution de points de repères financiers ? Erreur ! 

Pour identifier les indicateurs financiers les plus pertinents et établir facilement des tableaux de bord de gestion, la meilleure solution repose sur les nouvelles technologies. En effet, l’adoption d’un logiciel Finances performant (lien vers Eksaé Finances coll) compatible avec un module de datavisualisation financière garantit des gains de temps concrets et fiabilise la préparation budgétaire via : 

  • La centralisation des données financières pour éviter les phases de récupération et de retraitements des données, 
  • Le suivi facilité des indicateurs de gestion (consultation rapide des données sous forme de graphiques), 
  • Le partage des informations aux parties prenantes sous une forme compréhensible par toutes et tous. 

Au sein d’une collectivité, il est incontournable de sensibiliser les élus aux indicateurs de gestion ainsi qu’aux prospectives fiscales et financières. Cela permet de les aider à projeter les leviers d’action possibles pour une mise en œuvre réaliste de leurs mandats. 

Puisque les chiffres sont souvent plus parlants que les mots, voici un exemple. Le module de préparation budgétaire du logiciel Eksaé Finances Collectivités permet aux utilisateurs des administrations publiques d’économiser jusqu’à 30 % de temps vs un travail effectué sans outil dédié.   

En effet, les plateformes centralisant les données présentent les atouts suivants : 

  • La fin de la double saisie sur excel et dans vos logiciels métier. Cette ressaisie peut être source d’erreurs. Centraliser, c’est aussi fiabiliser ! 
  • Un processus collaboratif peut être mis en place : les directions métiers peuvent venir saisir des données, de manière autonome. Le Service Finances gagne du temps. 
  • Les analyses sont réalisées sur des informations à jour, sans écart possible avec d’autres données financières non partagées. 

A défaut d’opter pour un outil financier prêt à l’emploi, les collectivités peuvent mettre en place un processus de travail fluidifié et structuré. La centralisation ‘manuelle’ des informations permet de réduire le nombre d’échanges interservices et de faciliter le suivi des actions à mener. Connaissez-vous les plateformes Sharepoint ou Trello ? C’est une première étape vers le travail collaboratif. 

Voilà, vous connaissez les 5 pièges à éviter pour réussir la préparation budgétaire de votre collectivité. Equipé d’un logiciel financier adapté et ayant déployé des bonnes pratiques, vous êtes assuré(e) de profiter d’un processus fiable et optimisé. DAF, services et élus : tout le monde est gagnant dans cette opération !