Face aux nombreuses évolutions et réglementations impactant le secteur public, toutes les collectivités sont poussées à adapter leurs outils en vue de continuer à répondre au mieux aux besoins des citoyens. Ces changements représentent un réel challenge pour les agents. Mais comment bien choisir son logiciel de gestion pour évoluer et anticiper l’avenir ? Comment prendre les bonnes décisions via un pilotage plus performant ? Découvrez 10 critères essentiels à connaître pour faire le meilleur choix pour la gestion de votre mairie.
1- L’ADAPTABILITE : mon logiciel de gestion proactif face aux évolutions fonctionnelles et réglementaires du secteur public
Un bon logiciel de gestion anticipe les nombreux changements qui s’opèrent dans le cadre légal et réglementaire (Chorus Pro, DSN, etc.). Il se conforme strictement aux différentes réglementations encadrant le secteur public et fait preuve d’agilité face aux nouveautés impactant les métiers.
Le logiciel de gestion nouvelle génération s’enrichit de nouvelles fonctionnalités en continu et doit vous faire bénéficier d’innovations pensées pour améliorer votre performance quotidienne. Avec les solutions en SaaS, vous profitez d’outils nativement évolutifs et libérez vos équipes de leurs missions chronophages de mise à jour.
2- LA PERSONNALISATION : mon logiciel de gestion convient parfaitement à la taille et aux besoins spécifiques de ma collectivité
Chaque mairie, quelle que soit sa taille, a des besoins et enjeux prioritaires spécifiques : maîtriser la masse salariale, piloter le recrutement, développer les compétences des agents, etc. Ainsi, pour répondre aux exigences individuelles des agents en termes de gestion financière ou de ressources humaines, un logiciel de gestion performant doit offrir un espace de travail personnalisable.
Les éléments clés d’une bonne personnalisation à prendre en compte pour faire votre choix sont : la souplesse, le périmètre élargi de fonctionnalités d’un logiciel et l’approche modulaire (activation des applicatifs à la carte).
3- La SIMPLICITE : mon logiciel de gestion est facile d’utilisation et intuitif
Pour répondre efficacement à vos besoins, un logiciel de gestion doit être simple de prise en main. Une solution proposant une ergonomie pensée pour l’utilisateur offre un réel confort de travail et améliore le quotidien des agents.
Le choix éclairé d’un logiciel de gestion prendra également en compte l’aspect “intuitif”. Pour répondre à chaque problématique de gestion de la collectivité, la recherche d’information doit être rapide, les liens entre les différents outils métiers doivent rendre aisée la gestion de sujets transverses, etc.
4- L’ACCESSIBILITÉ : mon logiciel de gestion m’accompagne n’importe où, n’importe quand
Avec la crise sanitaire et la réorganisation territoriale, un nombre croissant d’agents travaille depuis leur domicile (télétravail) ou sur plusieurs sites. Les outils en Cloud (autrement dit, en mode SaaS) constituent une réponse plus que pertinente face à ce nouvel enjeu de flexibilité.
Vous pouvez accéder à votre logiciel de gestion à distance sous forme d’un service hébergé en toute simplicité et sécurité. Depuis un simple navigateur Internet, chaque agent habilité accède à ses outils de travail et aux fichiers dont il a besoin au quotidien pour mener à bien ses missions.
5- LA SECURITÉ : mon logiciel de gestion assure un haut niveau de confidentialité de mes données
Les organismes publics ont une responsabilité légale de confidentialité vis à vis des différentes données de leurs agents et des citoyens (données personnelles, financières…). Sécuriser les datas face aux menaces extérieures croissantes n’est plus une option : ransomwares, obligations liées au RGPD, etc.
Pour atteindre un niveau de sécurité inégalé, un logiciel de gestion doit intégrer des mesures de protection (système de droits et d’authentification). Les solutions 100 % web sont les plus performantes dans ce domaine.
6- L’EFFICACITÉ : mon logiciel de gestion est source de gains de temps au quotidien
Un logiciel de gestion pensé nativement pour une collectivité apporte des bénéfices concrets à chacun de ses utilisateurs. La solution doit générer des gains de productivité mesurables, notamment dans l’exécution des tâches répétitives.
Le logiciel de gestion doit être un véritable assistant pour l’agent, qui se libère de certaines tâches et peut ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les fonctionnalités simplifiées, guides ou assistants interactifs sont accessibles en un clic et à la demande.
7- LE COLLABORATIF : mon logiciel de gestion créateur d’interactions entre mes collaborateurs
Pour viser une efficacité optimale, un logiciel de gestion doit intégrer des fonctionnalités collaboratives. La solution facilite les échanges et partages d’information entre collaborateurs et chefs d’équipe.
Fluidifiant la gestion et le suivi administratif, un outil collaboratif fonctionne comme un véritable portail en ligne, autour duquel s’articule l’ensemble des workflows métier. Les informations sont partagées et vérifiées à plusieurs niveaux pour, in fine, aboutir à des données consolidées qualitatives. Le collaboratif donne la possibilité aux agents de créer, de partager et de modifier des fichiers de travail en temps réel et d’optimiser les flux d’informations entre les services.
8- LA TRAÇABILITÉ : mon logiciel de gestion optimise le suivi de mes documents et processus de gestion
Au vu de la révolution numérique en marche dans le secteur public, la traçabilité des documents et des processus de gestion est devenue indispensable.
Un logiciel de gestion performant optimise la traçabilité des processus de gestion complets du quotidien : factures, bulletins de paie, validation d’un bon de commande ou d’une demande de congés, etc. Que ce soit pour le service financier ou le service RH d’une mairie, l’outil garantit un suivi précis, identifie les parties prenantes ainsi que leurs actions pour une sécurité et une collaboration optimales.
9- LE VIRAGE DIGITAL : mon logiciel de gestion accélère la dématérialisation des pièces et des processus
Sous l’impulsion du plan “Action publique 2022”, l’ensemble des collectivités se dirige vers une dématérialisation totale des démarches administratives. La nouvelle génération de logiciels de gestion, nativement web, accélère la dématérialisation des pièces et des processus.
L’intégration des documents numérisés dans le système d’information se démocratise, l’archivage et le classement des informations sont effectués grâce à une Gestion Electronique de Documents (GED) intégrée, dont le retour sur investissement dans le temps ne fait plus débat.
10- LE FONCTIONNEL : mon logiciel de gestion m’offre un espace unique pour gérer la variété de mes métiers
Un logiciel de gestion performant offre une unique interface pour gérer les différents métiers d’une collectivité : la paie, la comptabilité, les services aux citoyens, etc.
Le logiciel de gestion doit être conçu de manière intelligente, interactive et fluide : les données centralisées sont ainsi plus facilement exploitables. Des fonctionnalités tels que des tableaux de bord et des alertes personnalisables sont des atouts pour piloter l’activité avec succès.
Bonus : pour aller plus loin
Vous connaissez à présent les 10 critères à vérifier avant d’opter pour un nouveau logiciel de gestion au sein de votre mairie. C’est autour de ces besoins émergents qu’Eksaé a pensé une solution 100 % dédiée aux mairies afin de les accompagner dans leurs enjeux d’aujourd’hui et de demain.
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