Accueil » Blog » RH & financiers du Secteur Public : comment valoriser vos données stratégiques ?

Le périmètre de gestion des organismes et établissements publics croît en continu : territoire géographique, population, infrastructures ou systèmes d’information… Aussi, le nombre de données traitées augmente de manière exponentielle. Toute organisation publique se doit de faire le tri parmi les flux d’informations pour déterminer ceux qui sont exploitables. Comment valoriser vos données RH et finances pour un pilotage plus fiable et efficace au quotidien ? Des prérequis aux champs des possibles offerts par le pilotage de la data, voici un guide pratique pour garder le cap.

RH et finances : l’avènement de la data

Longtemps, les datas issues des services ressources humaines et financiers ont été stockées dans des ERP installés en silo, répartis sur différents serveurs. Avec l’émergence des outils nouvelle génération en mode SaaS (ou cloud), les données tendent à être groupées dans un système unifié, accessibles en temps réel par tous les utilisateurs habilités. D’autre part, ces logiciels présentent une ergonomie améliorée : plus simples d’utilisation que les outils traditionnels, ils proposent une consultation et une analyse facilitées des données.

Les organismes publics peuvent ainsi exploiter plus aisément les données qui sont à leur disposition, qu’il s’agisse d’informations émanant de l’interne ou accessibles grâce aux plateformes d’open data.

Que ce soit pour recruter un candidat ou structurer un budget prévisionnel, la valorisation des données aide le responsable RH ou finances à prendre de bonnes décisions et limite la prise de risques.

Trois types d’analyses de données peuvent être mise en œuvre :

  • L’analyse descriptive : données faisant état d’évènements passés
  • L’analyse prédictive : projections sur l’avenir se basant sur des données précédentes
  • L’analyse prescriptive : proposition d’actions en vue de générer des résultats optimisés.

Grâce à la valorisation des données, les Services RH et Finances anticipent mieux les risques et sécurisent leur prises de décisions.

 

Valorisation des données : les prérequis incontournables

Les organisations doivent s’assurer en premier lieu que leurs données sont aussi complètes que possible, afin d’« alimenter » de manière pertinente et optimale le pilotage de la collectivité ou de l’établissement public mais aussi de son personnel, des différents métiers, de la rémunération… Plus les données sont fiables, plus la collectivité assurera un pilotage fin et performant : à la clé, un parfait équilibre entre performance et maîtrise budgétaire.

Second point incontournable : la traçabilité de la donnée dans les outils de gestion est essentielle. Chaque type de donnée est régi par des obligations réglementaires différentes et ne peut être exploité de manière indifférenciée. Par exemple, il incombe à un organisme de différencier les données RH et financières utiles à son pilotage des données personnelles protégées par le RGPD. Même si les solutions cloud assurent l’étanchéité et la sécurité des bases de données, la plus grande des vigilances s’impose sur ce sujet.

En effet, même dans le cloud, la donnée reste la propriété de l’organisme public ! C’est là que réside toute la complexité : certaines informations personnelles sont utiles pour la gestion de la paie par exemple (coordonnées, situation familiale, etc.), or ces données vont alimenter les outils de gestion. Pour valoriser les datas dans le respect des règlementations en cours, un profond travail d’actualisation de la base de données s’impose. Ainsi, le RGPD oblige toutes les organisations à supprimer les datas de plus de 5 ans pour un agent ayant quitté la collectivité. Grâce à une base de données à jour, la collectivité pourra proposer une gestion personnalisée de chaque agent.

Des données bien exploitées génèrent des bénéfices tangibles : réduction des coûts, meilleur respect des obligations légales (égalité salariale F-H, entretiens professionnels…) ; élimination des biais d’interprétation…

 

Les points de vigilance dans le traitement des données stratégiques

Soumises à de fortes contraintes règlementaires et à des évolutions fréquentes, les données RH et financières doivent faire l’objet d’un contrôle permanent afin de s’assurer de leur conformité. Pour y parvenir, trois étapes sont clés :

  1. Identifier les données recensées et qui ont vocation à être diffusées dans le cadre de l’open data.
  2. Définir les outils techniques permettant de partager ces informations : avez-vous les moyens en interne d’effectuer cette démarche ou devez-vous passer par le portail du gouvernement ? Le portail data.gouv.fr va alors les restructurer de sorte à les mettre à disposition sous un format exploitable.
  3. Vérifier le traitement de la donnée pour s’assurer qu’aucune n’est croisée à un moment ou à un autre avec des données personnelles. Il convient de bien sécuriser toute la chaîne des processus qui utilise ces données, afin de certifier que celles-ci sont utilisées à des fins légitimes, conformément aux règles établies par le RGPD.

Cette gestion complexe engage la responsabilité de celui qui l’opère, il est particulièrement difficile d’assurer cette mission seul, pour une collectivité comme pour un établissement public.

 

Bien valoriser ses données : quid du recrutement d’un data analyst ?

Un data analyst dispose d’une expertise métier forte, il sera en mesure de concevoir et de mettre en œuvre la stratégie de valorisation des données d’un organisme public. Une solution permettant de faire remonter les données est indispensable, deux options présentent chacune des atouts différents :

  • La mise en place d’outils sur mesure

Disposer d’un module de visualisation des données conçu sur mesure présente l’avantage d’une réponse parfaitement adaptée aux besoins exprimés. A noter, ces plateformes exigent un délai incompressible pour couvrir un champs de fonctionnalités élargi, ainsi qu’un budget conséquent. Sur des projets dont le périmètre est plus réduit, des outils tels que QuickMS (tableaux de bord graphiques auto-construits grâce aux DSN) constituent une piste intéressante.

  • Le recours aux logiciels SaaS

Aujourd’hui, des solutions RH et Finances telles que la Suite Eksaé intègrent des tableaux de bord préconçus afin de visualiser rapidement les données clés. Les logiciels en cloud peuvent communiquer avec les autres outils en place dans une collectivité grâce à des API[1], ce qui évite des doublons et/ou ressaisies. A noter, le choix d’un éditeur unique pour la gestion RH et la gestion financière présente des avantages concrets. Peut-être est-ce le moment de changer d’outil financier de sorte à se tenir prêts pour les évolutions réglementaires qui se dessinent ?

Aussi, le recours à un data analyst peut être très précieux dans le cadre d’un lancement de projet, les équipes RH et Finances peuvent ensuite tout à fait devenir autonomes quant à la valorisation de leurs données.

 

Valorisation des données : bien se lancer & cas d’usages

Une démarche de valorisation des données est progressive. Un rapide audit de l’existant constitue un bon point de départ :

  • Type de données stockées et types d’hébergement mis en place,
  • Evaluation de la qualité des datas,
  • Identification des faiblesses et des améliorations à apporter en vue d’une base de données fiabilisée…

Il s’agit ensuite de prioriser la valorisation des données. Quels sont les objectifs RH de la collectivité (formation des agents, mobilité interne) ? Quels sont les besoins du Service Financier de l’établissement public (identifier de nouveaux leviers pour diminuer les coûts…) ?  Les datas prioritaires doivent être harmonisées de sorte à être exploitées : l’interopérabilité des outils en place facilite grandement cette mission.

Concrètement, les organisations publiques peuvent classer leurs données par catégorie de valeur :

  • Stratégique (alignement sur la politique publique),
  • Performance (pour les citoyens, les agents…),
  • Valeur patrimoniale (potentiel de partage, coût de la perte des données).

L’exploitation des données RH et financières offre un potentiel colossal. Qu’il s’agisse de fiabiliser les recrutements ou de sécuriser la préparation de son plan pluriannuel d’investissement (PPI), les outils nouvelle génération permettent aux responsables de la fonction publique de prendre des décisions avisées. Quelques exemples :

  • Une gestion plus efficace des compétences (lien article RH & IA quand ce sera dispo) ;
  • Des projections réalistes sur les situations de crédits, de consommation sur une ou plusieurs années ;
  • Un pilotage précis des capacités d’endettement et d’investissement…

Conclusion : une gestion des données productive… et responsable

L’exploitation de la donnée est devenue un enjeu stratégique pour tous les organismes publics, quelle que soit leur taille. La gestion RH, le pilotage financier et l’apparition de nouveaux services aux citoyens, basés sur la valorisation des données, créent de formidables opportunités et font évoluer les modèles du service public. Pour créer de la valeur à partir de datas de qualité, adopter une méthodologie structurée et s’équiper d’outils adéquats constituent des passages obligés.

Le défi pour le service public consiste aujourd’hui également à adopter des processus qui s’inscrivent dans un système de confiance, garantissant création de valeur et innovation « responsables ». L’exploitation des données doit s’opérer dans le cadre d’une démarche respectueuses des citoyens et des agents. Cet objectif impose une agilité dans la valorisation et la sécurisation de cet actif stratégique : la gestion  éthique des données n’est pas une option pour les collectivités et établissements publics.

(1) API : Interface de Programmation d’Application. Solution informatique qui permet à des applications d’échanger entre elles.