Le contrôle budgétaire est-il en capacité d’intégrer toutes les dimensions d’une organisation ? Avant de répondre à cette question, il s’agit de bien modéliser son fonctionnement et de définir précisément ses orientations en termes de ressources et d’objectifs. En effet, les Directions financières des organisations publiques ne peuvent se limiter à cette démarche en vue de sécuriser leur gestion et d’impulser de la performance. Faites le point en 3 mn sur les bonnes pratiques à adopter.
Le cheminement du processus budgétaire
Le processus budgétaire est un processus structuré en 5 étapes majeures :
- Les orientations stratégiques de la structure (étude et sélection des propositions) ;
- Le projet de budget (dépenses et recettes ; analyse des coûts et répartition par service) ;
- Les arbitrages budgétaires (politiques et techniques) ;
- Le budget définitif ;
- Le suivi budgétaire (évolution des dépenses et recettes, etc.).
Dans ce processus, il est nécessaire d’associer toutes les parties prenantes. A noter, plusieurs écueils accompagnent cette démarche. Les managers sont tentés de sous-estimer leurs capacités à faire, afin de se constituer des réserves de performance et ainsi dépasser leur budget. En effet, le cycle budgétaire s’accompagnant de nombreuses contraintes, le manager peut se sentir dépossédé de sa capacité à agir, ce qui impacte sa motivation. Le quête d’un strict respect budgétaire peut alors conduire à des aberrations du type : « les usagers ne sont pas satisfaits, pourtant je respecte le budget ». Ces deux sujets sont décorrélés et ne sauraient être comparés de cette façon.
Un contrôle budgétaire facilité par… une bonne préparation budgétaire
Le contrôle budgétaire va identifier des écarts, c’est son rôle premier. Cependant, il ne va pas doter les dirigeants et les agents opérationnels des clés du pilotage de leur activité et/ou des sources de dysfonctionnement par rapport à la norme prévue au budget.
En effet, le budget n’évalue ni la compétence des agents, ni l’évolution des attentes des citoyens, ni l’attractivité d’un territoire. En termes de décision, le contrôle budgétaire incite à mettre en œuvre des réductions de coûts plutôt que des plans d’investissement, car c’est une démarche plus sûre et facilement mesurable à court terme.
En réalité, la qualité du contrôle budgétaire fait souvent écho à celle de la préparation budgétaire. Pour commencer, les organisations du service public gagnent à étudier les propositions par projet, sans se limiter à une nature comptable. L’approche analytique offre des possibilités plus étendues.
De même, il est indispensable que l’information soit bien comprise par les élus afin que les arbitrages soient aussi pertinents que possible. Les prises de décision seront plus avisées avec une parfaite compréhension des enjeux de chaque projet. Dette, autofinancement, équilibrage budgétaire : autant de composantes autour desquelles le budget doit être pensé.
Enfin, il est aujourd’hui possible d’élaborer un budget vert, afin de structurer ses dépenses en fonction de leurs impacts sur l’environnement. La méthode i4CE peut ainsi être mise en œuvre facilement par un établissement public grâce à une solution de datavisualisation financière. Pour plus d’informations sur ce sujet, découvrez le livre blanc L’agent public, acteur de la transition écologique.
Le contrôle budgétaire : outil de pilotage unique ?
Le contrôle budgétaire ne saurait constituer le seul outil de pilotage de l’organisation publique. Il est impératif mettre en place d’autres indicateurs. Ainsi, la mise en place d’indicateurs de performance hors budget permet de contrebalancer le poids du financier dans l’approche de la qualité du service et de la satisfaction des acteurs internes et externes.
Les Directions Générales doivent analyser chaque mois les indicateurs d’écarts au budget, ainsi qu’une autre série d’indicateurs externes. C’est uniquement la synthèse entre les objectifs budgétaires et les résultats opérationnels qui permettra de valider de manière pertinente une démarche de performance.
Le contrôle budgétaire reste pour beaucoup un gage de bonne gestion. Le budget restera toujours critiqué pour ses effets controversés mais ne saurait être remis en cause de façon globale. Les outils actuels de contrôle budgétaire combinent une approche classique et une approche par le pilotage. Les agrégats budgétaires sont corrélés avec des indicateurs de performance.
Le responsable opérationnel peut alors constater les écarts, mais également investiguer pour identifier les causes racines et prendre des mesures correctives en temps réel. Les outils de datavisualisation financière se sont adaptés à cette demande et répondent en temps réel à ces attentes, c’est pourquoi ils se développent de manière croissante au sein des organisations publiques françaises.
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