La digitalisation RH est en plein essor en France, comme en dehors de nos frontières. La crise sanitaire a contribué à accélérer le phénomène de nomadisme et met en lumière les attentes des actifs liées à un meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle. Quelles différences sont observées dans le secteur public par rapport aux entreprises privées ? De la qualification des besoins aux résultats espérés via l’enclenchement de cette démarche, voici un état des lieux éclairant du paysage RH français en 2021.
Entretien croisé de deux spécialistes de la digitalisation RH : Philippe Raynaud et David Desnottes, respectivement Country Manager Western Europe et International alliances Director au sein d’UKG (ex-PeopleDoc).
La digitalisation RH en France : état des lieux
« En tant qu’éditeur de digitalisation des processus RH, notre métier consiste à simplifier la vie des professionnels RH et des collaborateurs, ou agents, dans leur relation au quotidien. Aujourd’hui, nous constatons les mêmes évolutions dans le secteur public que dans le secteur privé », relève Philippe Raynaud.
« Nous avons démarré avec une solution qui proposait aux entreprises et établissements publics (EPU) la digitalisation des bulletins de paie. Notre premier client a été le Groupe M6, des collectivités ont également rapidement suivi, intéressées par le fait de dématérialiser les bulletins des agents de manière sécurisée. De là sont apparus les coffres-forts électroniques, dont on connaît le succès aujourd’hui ».
A l’heure actuelle, 40 % des bulletins de paie sont dématérialisés (ce taux a été multiplié par deux en trois ans grâce à la loi El Khomri). Et ce n’est qu’un début ! L’Allemagne affiche un taux de 90 % tandis que 4 actifs sur 5 sont concernés au Royaume-Uni.
« L’étape suivante, toujours appliquée au domaine RH, a consisté à offrir la possibilité de distribuer d’autres documents via les coffres numériques, les contrats de travail, notamment. C’est alors que de forts besoins d’archivage interne ont été exprimés par nos clients, dans le privé comme dans le public. A l’époque, les gestions documentaires généralistes n’appréhendaient pas finement la problématique RH – trop focalisées sur les documents – les RH étant eux, de par leur mission, centrées sur la personne : agent ou collaborateur. Nous avons développé une solution pour de grandes entreprises telles que Suez et Engie. Dans le domaine public, l’INRIA a été l’une des premières organisations à initier ce projet. De nombreux établissements publics ont suivi la même démarche, engendrant la naissance du dossier agent dématérialisé. Dossier salarié dans le monde privé, dossier agent dans le monde public ! »
Secteur privé vs secteur public : les enjeux de la digitalisation RH
« Les demandes clients influencent directement le développement de nos solutions, nous recueillons les besoins pour penser de nouveaux moyens, explique David Desnottes. La dématérialisation apporte de multiples gains, dans le secteur privé comme dans le public (SDIS, collectivités, agglomérations…) : efficacité, traçabilité, productivité, fluidité des échanges… Néanmoins, suivant l’organisation, les cas d’usage sont différents. Prenons l’exemple de la signature électronique :
- Dans le secteur privé, un CDD doit être signé dans les 48h, la signature en ligne insuffle de l’agilité à la démarche et permet un gain de temps conséquent ;
- Dans le secteur public, le renouvellement d’un contrat d’engagement d’un sapeur-pompier volontaire via l’e-signature permet de tracer les opérations et de conserver le document dans le dossier numérique de l’agent, évitant ainsi la relance des différents acteurs de cette opération. »
Philippe Raynaud souligne que « les obligations liées à la mise en œuvre du RGPD, impactant la gestion des données personnelles, s’imposent au privé comme au public. La digitalisation aide à respecter ces contraintes réglementaires. Par exemple, lorsqu’un salarié quitte son employeur, il a le droit de demander à “récupérer” sa vie documentaire tracée en entreprise, c’est le fameux « droit à l’oubli ». Comment procéder si on ne sait pas précisément où se situent l’ensemble de ces documents ? Avec des documents et un dossier salarié ou agent dématérialisés, vous pouvez tout supprimer beaucoup plus facilement et de façon sécurisée. »
« L’un des principaux enjeux de la fonction RH est de répondre aux attentes des salariés / agents, d’entretenir leur engagement », rappelle David Desnottes. « Cela passe parfois par un travail sur l’image de l’organisation, ce qui est surtout vrai dans les établissements publics. Ainsi, l’image de marque ne concentrait pas historiquement les efforts des responsables des organismes publics (qu’il s’agisse de marque employeur côté RH ou de qualité de service côté citoyen). Les outils participent à véhiculer une image plus moderne. Au-delà de gains de productivité et une conformité garantie, les logiciels RH permettent d’anticiper les besoins d’évolution d’un agent (mutation, etc.) grâce à une meilleure connaissance de son profil. Sur ces activités, les entreprises privées ont une longueur d’avance mais l’écart tend à se réduire.
Qui dit engagement suppose sentiment d’appartenance. Nous équipons de nombreux EPU nationaux avec des agents dispersés sur tout le territoire (DOM-TOM, La Réunion), éloignés de l’entité centrale de l’établissement. La mise à disposition de services en ligne (coffre-fort individuel pour partager des documents, application smartphone pour déposer des demandes de congés, portail centralisant les informations clés) renforce le sentiment d’appartenance des agents envers leur établissement public. »
La digitalisation RH… Et demain ?
Philippe Raynaud souligne que « la crise sanitaire a mis l’accent sur la nécessité pour les entreprises et les entités publiques de digitaliser leurs processus RH. Cette démarche se nourrit également d’une vague de départs à la retraite et d’un renouvellement de la population d’actifs qui ont de fortes attentes sur ce sujet. La digitalisation facilite la vie de l’ensemble des parties prenantes (agents, salariés, services RH, usagers…).
Autre enjeu majeur, le travail collaboratif.
Si l’adoption d’outils liés à la gestion de projet en équipe se multiplie, ce n’est pas sans raison ! Un nombre grandissant de métiers implique la réalisation de missions transverses, mobilisant des équipes de différents services.
L’accès aux informations et le partage de données sont grandement facilités via la dématérialisation, le recours au papier favorisant une gestion “en silos” ».
« Avec l’essor du télétravail, créer du lien et l’entretenir au quotidien est indispensable », insiste David Desnottes. « Ainsi, le DRH du CNRS (30 000 chercheurs répartis dans toutes les universités françaises) a été confronté à cette problématique. Les chercheurs ne sentaient pas liés au CNRS, plutôt membres des universités. Ainsi, le projet « Ariane » a vu le jour pour maintenir un fil… d’ariane entre les collaborateurs, l’employeur et les services RH via des outils de partage d’information dédiés ! Cette qualité de service a véritablement contribué à créer du lien entre chacun. »
« Actuellement, nous traversons une période privilégiée pour rebondir, détaille Phillipe Raynaud. Depuis quelques années, les API / webservices ont vraiment changé la donne. Par le passé, les interfaces entre les outils étaient très complexes à mettre en œuvre. De nos jours, il est possible d’apporter un service amélioré aux salariés et agents, intégrant une certaine logique. Le recours à l’identité numérique facilite le passage d’un outil à un autre. Le travail collaboratif oblige les éditeurs à être bien plus tournés vers l’utilisateur, à penser l’offre en ‘bouquet de services’. »
Conclusion : la digitalisation RH n’a plus de frontières
« Si les entreprises privées ont été pionnières en termes de dématérialisation, le secteur public opère un virage particulièrement remarquable dans ce domaine », conclut David Desnottes (NDLR : 1 partout pour le score du match !). « Durant la crise sanitaire, de nombreuses entreprises et établissements publics sont restés ouverts : salariés comme agents vont vouloir télétravailler sur le long terme, ce qui va favoriser la digitalisation. A noter que ce souhait n’est pas toujours réalisable pour les agents, dont la mission implique parfois une indispensable présence sur le terrain (accueil du public, etc.). »
« Avec l’ERM (employee relationship management), salariés et agents sont au centre des attentions. A partir du moment où l’on peut profiler les collaborateurs, on peut anticiper leur besoin et leur donner accès à des infos liées à leur statut, précise Philippe Raynaud. Un agent d’un SDIS ou un agent d’une collectivité publique ne recherche pas le même type de donnée. Dans le privé, des informations sur les avantages en nature voiture seront délivrées à ceux qui disposent d’un véhicule de société, les problématiques liées à l’expatriation pour d’autres, etc. »
Si le secteur privé s’est bien approprié les outils décisionnels, les RH du secteur public ont pris conscience des atouts offerts par ces outils applicables dans leur domaine également. La digitalisation RH va pouvoir aider les agents à prendre la bonne décision. A partir du moment où l’établissement dispose d’une base de données riche, l’analyse de la data va permettre d’accéder à une vue pertinente et impartiale sur une situation. Les RH opteront pour les décisions les mieux adaptées à leurs profils d’agents.
Nous remercions David Desnottes et Philippe Raynaud pour leur aimable contribution à la réalisation de cet article. Leur interview a été menée par Eksaé en novembre 2020. Pour en savoir plus sur leurs activités, cliquez ici.
*People Doc, c’est l’histoire d’une success story française. Née en 2007, la start‐up a connu une croissance fulgurante. PeopleDoc devient une filiale indépendante du groupe Ultimate Software en 2018, avant que ce dernier n’opère une fusion avec Kronos. Le résultat : la naissance du groupe UKG, regroupant 12 000 salariés dans le monde.