1. Découvrir les détails de la DSN aux côtés d’un expert légal le plus tôt possible
Si la DSN relève avant tout d’une démarche de simplification, il n’en reste pas moins que, comme pour tout changement, le diable est souvent dans les détails. Le plus tôt possible, il faut donc dépasser ce qui a pu être entendu sur le sujet, pour vraiment mettre à plat la mesure, son calendrier et ses implications pour sa propre organisation. Bien sûr, les sites officiels donnent des premiers axes de lecture, mais rien ne remplacera une discussion avancée avec un expert légal à qui vous pourrez poser toutes vos questions, en lien avec le contexte dans lequel votre entité évolue. L’éditeur de votre logiciel, qui a dû lui-même mener les changements liés à la DSN pour son outil en amont, fait partie des interlocuteurs qu’il faut mobiliser le plus tôt possible. Il faut se saisir de l’opportunité des ateliers, conférences, et points de rencontre qui ne manqueront pas d’être spécialement mis en place avant l’été afin d’anticiper toutes les autres questions ensuite.
2. Utiliser les avantages des technologies modernes pour mieux susciter et accompagner le changement
Préparer le changement dans un laps de temps court, comme cela peut être le cas pour la transition vers la DSN sur la seule année 2019, a le désavantage de rendre plus complexes les traditionnelles mesures d’accompagnement qui peuvent être mises en place. Séances de présentation, de questions/réponses, formations aux nouvelles pratiques sur les outils’ Réunir les agents, les experts (et faire coïncider les agendas !) peut être un vrai casse-tête. Surtout, cela a tendance à faire glisser, sans même que l’on s’en rende compte, l’échéancier de réalisation. Nombreuses sont les organisations à s’en rendre compte trop tard alors que la fin de l’été approche et que les dates n’ont pas encore été précisées. Heureusement, le numérique apporte en partie des réponses à cette problématique : webconférence, atelier en ligne, quiz à distance, e-learning? En quelques années, ces méthodes ont été prises en main par les experts pour leur permettre de se rendre plus accessibles. Il devient donc plus facile d’accéder à la connaissance, mais aussi d’organiser avec plus de sérénité l’accompagnement au changement des différentes parties prenantes. En la matière, les outils numériques libèrent donc du temps et de l’énergie? Le contexte DSN en 2019 fait qu’il est plus que judicieux de s’emparer de ce potentiel s’il est proposé par vos partenaires !« Il faut éviter la période de saturation de la rentrée de septembre »
3. Tester et mettre en place les points de contrôle sur son outil, sans précipitation
A condition d’avoir pris en main le sujet DSN dès le printemps 2019 et d’avoir pensé l’accompagnement au changement avant ou pendant l’été, la fin de l’année va pouvoir être consacrée aux derniers réglages. En soi, les tests et les répétitions « à blanc » ne sont pas complexes, mais souvent ces phases ont mauvaise réputation car elles sont faites dans l’urgence, alors que toutes les parties prenantes sont sous pression et qu’elles doivent gérer d’un même tenant leur quotidien, leurs formations de dernière minute et des changements de paramétrage ! Au contraire, de la sérénité est nécessaire pour être sûr de couvrir tout le spectre des problèmes susceptibles de survenir et toutes les spécificités de votre organisation. En 2019, une réponse qu’il est possible d’apporter immédiatement est donc de se rapprocher de l’éditeur de logiciel pour coconstruire avec lui le programme qui permettra de mener à bien tests et paramétrages. Pour éviter les effets « de la rentrée de septembre » où les points de contact se retrouvent saturés par les sollicitations car tout le monde prend conscience qu’il ne reste que 3 mois avant l’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation, il faut ? à nouveau ? anticiper ! L’été est un moment clé pour programmer cette phase finale de « répétition générale » qui pourra suivre à l’automne. Et l’inscrire dans le prolongement naturel de vos premières démarches et formations.