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Dans le cadre de la gestion de la paie des fonctionnaires, la bonne sélection d'un logiciel RH est essentielle. Mais comment opérer le meilleur choix ? Dans cet article, nous vous présentons 3 astuces pour identifier le logiciel de paie fonction publique qui convient le mieux à votre organisation. Lisez ce qui suit et découvrez comment impulser une gestion toujours plus efficace et fiable de la paie de vos agents !

Pourquoi opter pour un nouveau logiciel de paie fonction publique ?

Vous avez décidé de passer au logiciel de paie fonction publique pour gérer la rémunération de vos agents ? C'est une excellente idée ! En effet, un logiciel de paie nouvelle génération permet d'optimiser la gestion des salaires et des congés, tout en réduisant les erreurs potentielles. Mais comment faire le meilleur choix parmi les nombreux logiciels disponibles sur le marché ? Suivez plusieurs conseils inspirés… par la règle de 3 ! Vous serez sûr(e) de trouver le logiciel de paie fonction publique qui correspondra parfaitement à vos besoins !

1. Définissez précisément vos besoins en matière de paie

Avant toute chose, il est important de bien définir vos besoins en matière de gestion de la paie. Vous souhaitez un logiciel simple à utiliser, qui soit compatible avec votre système informatique existant ? Ou bien préférez-vous un logiciel  complet et intuitif, capable de gérer des données complexes comme les primes et les indemnités de fonction ? Répondez à ces questions et vous aurez une idée plus précise des fonctionnalités recherchées. Second point. Dans le service public, la sécurisation des données n’est pas une option. Aussi, il est fortement recommandé d’opter pour un logiciel de paie en Cloud, offrant un stockage des données à distance pérenne et intégrant des mesures de protection fortes. Pour en savoir plus sur les atouts des logiciels de gestion en SaaS, découvrez cet article : les avantages du SaaS pour le service public Enfin, il est essentiel de s’interroger sur les besoins de votre organisme en termes de services associés au logiciel de paie. Qui sera en charge de réaliser la veille légale et réglementaire ? Qui effectuera les mises à jour pour assurer la parfaite conformité aux obligations en vigueur ? Tous les éditeurs de logiciel ne proposent pas le même type d’accompagnement. La mobilisation des agents sur ce sujet peut être très importante, or la gestion informatique ne constitue pas le cœur de métier des ressources humaines.

2. Prenez le temps de comparer les différents logiciels

Une fois que vous avez identifié vos besoins en matière de paie fonction publique, prenez le temps de comparer les différents logiciels sur le marché. Lisez attentivement les témoignages clients pour en savoir plus sur la qualité du logiciel RH et les bénéfices associés à son utilisation. Vérifiez également si l’outil de paie est suffisamment flexible pour répondre aux changements législatifs fréquents. De plus, assurez-vous que votre nouveau logiciel soit compatible avec les plateformes de l’Etat, les autres outils en place dans l’organisation publique… Pour finir, l’étude comparative peut également porter sur les engagements de l’éditeur de logiciel. De nouvelles obligations concernant le numérique responsable s’impose à un nombre croissant de collectivités, aussi des critères de durabilité et d’éco-conception sont à intégrer dans votre appel d’offres.

3. Priorisez la fiabilité !

Il est essentiel de choisir un bon logiciel de paie fonction publique 100 % fiable pour de multiples raisons. Le logiciel de paie doit réaliser des calculs de paie justes et garantir la production d’une paie et des déclaratifs sociaux de type DSN en éliminant le risque d’erreur. Pour cela, l’outil doit être régulièrement mis à jour (paramétrages à travailler en continu) et s’accompagner un support technique réactif pour résoudre tout problème potentiel. De fait, la fiabilité repose sur la pertinence de l’outil pour une organisation publique. Le calcul des rémunérations à verser intègre de nombreux critères : salaire de base, primes variées, indemnités… Aucune erreur ni retard de traitement n’est acceptable. Une automatisation de la saisie des données, tout comme la saisie d’informations en lot, sont des fonctionnalités clés pour gagner du temps et éviter les erreurs. Enfin, la fiabilité, c’est également l’assurance pour les utilisateurs d’utiliser un outil adapté à leurs besoins, offrant les fonctionnalités souhaitées. Par exemple, la production des DSN mensuelles ou évènementielles ne doit pas être un casse-tête ! L’édition d’un reporting RH (masse salariale, etc.) doit être possible sans avoir à y consacrer une demi-journée !

Bonus : les 3 astuces à retenir pour choisir le meilleur logiciel de paie fonction publique

1. Vérifiez que le logiciel est évolutif. Il pourra ainsi être conforme aux dernières normes et réglementations en vigueur. Il doit notamment être compatible avec les nouvelles dispositions légales relatives à la paie des fonctionnaires. C’est par exemple le cas du moteur de paie intégré dans Eksaé SIRH.
2. Prenez en compte vos propres besoins en matière de paie, en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre d’agents que vous avez à gérer. Un logiciel trop simple ne pourra pas répondre à vos attentes, tandis qu'un logiciel trop complexe sera difficile à utiliser et risquera de vous faire perdre du temps. SI vous opter pour un logiciel de paie accompagné de modules RH, les fonctionnalités du SIRH sont à penser en amont de la recherche de l’outil.
3. N'hésitez pas à prendre conseil auprès de vos pairs. Le partage d’expérience d’une organisation avec des enjeux similaires à la vôtre peut se révéler très précieux ! Vous pouvez aussi solliciter l’accompagnement d’un cabinet conseil. Ils pourront vous orienter vers le logiciel le plus adapté à votre situation.