Améliorer la gestion financière

Saint-Leu-la-Forêt, ville de plus de 15 000 habitants dans le Val d’Oise, est très engagée dans le chantier de la modernisation. Pour améliorer sa gestion financière la mairie s’est dotée de nos outils Finances Y2 en mode SaaS dès 2017. Un choix pionnier qui a permis à la ville de passer une étape supplémentaire sur le chemin des nouveaux usages dématérialisés.

Vers la dématérialisation totale pour une fluidité maximale

Pour Saint-Leu-la-Forêt, comme pour beaucoup de collectivités, ce sujet clé de la dématérialisation a pu dans un premier temps apparaître comme d’une ampleur inquiétante. Pourtant l’équipe affirmait avoir “ l’ambition d’accompagner les équipes dans l’évolution de leurs métiers et le souhait de parvenir à terme à dématérialisation totale “avec une fluidité maximale”, comme en témoignait Christelle Hermet, adjointe à la responsable des finances de la mairie. Au-delà de l’obligation légale, cette évolution structurante était attendue pour améliorer le quotidien des collaborateurs et – au final – celles des habitants dans leurs relations avec l’administration.

Des pôles de compétences plus autonomes et responsabilisés

L’équipe de 3 personnes autour de la responsable des finances a connu de nombreux défis à relever, accompagnant les élus et la direction générale, mais aussi les 5 principaux pôles de la mairie : Cabinet du maire et direction générale, Administration générale et juridique, Scolaire jeunesse et sécurité, Services techniques, et Social. L’enjeu était fort : responsabiliser et rendre plus autonomes chaque directeur de pôle dans le montage et le suivi de leur budget. Cela nécessitait de dégager des ressources ou trouver des leviers supplémentaires à activer…

« Notre objectif était de passer à un logiciel full-web, qui nous permette du même coup d’améliorer le quotidien des utilisateurs. C’est-à-dire tous les acteurs du circuit qui mènent au mandatement, de la création du bon de commande jusqu’à sa validation » précisait Christelle Hermet. L’intérêt du full-web en ce sens, est en effet de simplifier et d’harmoniser l’expérience d’environ 25 utilisateurs à la maturité et aux besoins différents. Cela passe par une meilleure performance, une meilleure ergonomie mais aussi des gains de temps dans les tâches réalisées quotidiennement. Quand les équipes traitent chaque année, 760 bordereaux et plus de 3 800 mandats en dépense par exemple, chaque amélioration peut rapidement se voir démultipliée.

L’utilisation du nouvel outil avait également pour objectif d’affiner les tableaux de bords fournis aux élus et à la direction. Afin de toujours leur transmettre les données vraiment utiles pour le pilotage des budgets de la commune.

Fichier 2 Notre objectif était de passer à un logiciel full-web, qui nous permette du même coup d’améliorer le quotidien des utilisateurs. C’est-à-dire tous les acteurs du circuit qui mènent au mandatement, de la création du bon de commande jusqu’à sa validation.

Christelle Hermet, adjointe à la responsable des finances de la mairie

Fichier 1

Le SaaS pour s’affranchir des contraintes techniques au quotidien

En matière de simplification, le SaaS amené avec notre solution Y2 Finances a permis d’adresser plusieurs besoins. La déconcentration – les accès web facilitent les usages et la prise en main des utilisateurs dans chaque pôle – s’est notamment avérée être un réel levier de responsabilisation. Mais surtout, le logiciel est devenu perpétuellement « up to date », et la mairie n’a plus besoin de gérer, au niveau technique, les mises à jour. La maintenance et l’évolution de l’outil sont en effet gérées directement par nos soins, permettant à la mairie de se concentrer sur les fonctionnalités, plutôt que sur le sous-jacent technique. Rares sont les collectivités qui ne désirent pas économiser du temps et de l’énergie sur ces sujets qui ne sont pas leur cœur de métier.

« Nous avons été parmi les premiers à faire cette transition au niveau de la gestion financière avec Eksaé » se félicitait Christelle Hermet lors de la conclusion des travaux. Au sujet de notre collaboration elle appréciait “l’investissement dans toutes nos demandes, l’écoute et le soutien”.

15000

habitants

16,7

Budget de fonctionnement : 16,7 M€ (fonctionnement), 6,4 M€ (investissements)

25

utilisateurs de la solution dans les 5 pôles de la mairie