La période d’été est calme pour les collectivités et les opérateurs de l’Etat. Mais calme ne veut pas toujours dire sereine ? Pour éviter les mauvaises surprises en termes de gestion au retour de vacances, mieux vaut s’organiser en amont. eksaé Public vous aide et liste pour vous 5 astuces à suivre pour partir en congés en toute sérénité !
1) Planifier les astreintes de manière claire et précise et en assurer la communication à tous les agents
Les effectifs sont effectivement réduits durant la période d’été. Mais il faut toutefois maintenir le bon fonctionnement de chaque service pour une prise en charge efficace de ce qui peut arriver pendant cette période. L’important est donc de bien penser à nommer un délégué pour chacune des tâches critiques. Le choix du délégué doit être cohérent car il sera le responsable durant la période de remplacement et il doit de ce fait avoir les compétences nécessaires pour répondre aux différents besoins.
2) Anticiper les accès à distance pour sécuriser la gestion et éviter les situations de blocage
Durant la période de congés, il est courant qu’un agent ait besoin d’effectuer une tâche qui n’est pas dans ses attributions habituelles (exécuter une application, démarrer un processus, accéder à des fichiers situés à distance, etc.). Il est donc nécessaire d’anticiper des possibilités d’accès à distance sur le réseau pendant les vacances et d’identifier les profils autorisés. Tout cela pour mettre en place une organisation temporaire qui permettra à l’organisme public de gérer son activité comme à l’accoutumé.
3) Limiter les maintenances et les installations en tout genre
Malgré la période d’été, il est parfois impossible de supprimer toutes les tâches de maintenance (installation d’un nouveau composant, mise en place d’un correctif, ect.). En effet, en termes de maintenance, tous les paramètres ne peuvent être maîtrisés : interventions d’un prestataire externe, récurrence annuelle, tâches programmées de longue date, etc. Toutefois, avec un minimum d’organisation et une vision à long terme de votre calendrier, il est tout à fait possible de limiter la maintenance aux incontournables durant la période de vacances.
4) Mettre à jour la documentation pour faciliter la compréhension de tous
Bien en amont de la période de congés d’été, il faut s’assurer que tous les documents de gestion courante et de processus métiers sont à jour. En effet, ce sont ces documents qui sont la base d’une collaboration fructueuse et vertueuse. Une documentation à jour est précieuse pour les collaborateurs en charge des tâches qui ne sont pas son quotidien durant l’année civile.
5) Vérifier les différents automatismes de gestion
Avant de partir en vacances, il est primordial de vérifier que les automatismes sont à jours et fonctionnels. En programmant des tests un mois ou deux avant la période de congés d’été, votre DSI pourra régler les éventuels dysfonctionnements et partir l’esprit tranquille. La vérification des automatismes de sauvegarde notamment est importante pour cette période de l’année critique. En parallèle, la documentation de restauration doit être bien à jour en cas de problèmes.Toutes ces précautions permettront à votre DSI de passer de bonnes vacances. Mais il est possible de vous faciliter la gestion toute l’année et facilement ! Pour cela ? Utiliser vos solutions en Cloud, ce qui permet de vous affranchir de la plupart des contraintes techniques : sauvegardes automatisées, maintenances en temps réel, accès à distance et sécurisé, etc. En faisant le choix du Cloud, c’est l’éditeur qui prend en charge ces points critiques pour votre organisme.
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