Face à la pénurie des talents et à la vague annoncée de départs en retraite, le recrutement dans le service public de nouveaux agents est devenu un enjeu prioritaire pour les Services RH des organisations publiques. Pour attirer des collaborateurs, les collectivités & établissements publics peuvent adopter différentes stratégies. Dont la démarche Marie Kondo ! Quel rapport entre une méthode de rangement et le recrutement au sein de la fonction publique ? Si on y regarde à deux fois, le processus crée par la japonaise Marie Kondo présente de vraies bonnes idées. Ces concepts peuvent même s’appliquer au processus d’embauche des agents publics ! On vous explique tout ça.
Rappel : ce qu’est la méthode Kondo
Marie Kondo est une Japonaise de 34 ans. Elle a créé la méthode KonMari, conduisant Forbes à la désigner comme l’une des femmes les plus influentes du monde ! Peut-être appliquez-vous déjà son célèbre mantra : « la vie commence après avoir fait du tri ».
Si ce n’est pas encore le cas, voici les principes fondateurs de la méthode de rangement KonMari :
1 – La décision
Décider de prendre en main le réagencement, la mise au propre et le rangement intégral de son chez soi, c’est s’engager envers soi-même. Il s’agit d’aller au bout de cette démarche. La clé du succès repose sur le fait d’accepter qu’un délai incompressible est incontournable pour mener cette tâche à bien. Marie Kondo annonce que 7 jours, au minimum, sont nécessaires pour opérer la réorganisation souhaitée.
Rien ne sert de vouloir se précipiter : l’objectif est le « mieux », pas le « au plus vite ».
2 – Le tri
Le tri réserve parfois des surprises aux adeptes de la méthode KonMari. Deux actions sont à mener : il s’agit à la fois libérer de l’espace physique, mais également d’alléger son esprit. Pour conduire cette mission avec succès, pas question de se concentrer sur une pièce après l’autre. Il faut orienter le tri par catégorie :
- Les vêtements,
- Les livres,
- Les papiers,
- Les objets divers,
- Les souvenirs.
Les éléments de chaque catégorie doivent être regroupés. Puis commence l’étape d’élimination potentielle des pièces de chaque catégorie : don, mise au rebut, recyclage… Mais comment opérer son choix ? Marie Kondo délivre le conseil suivant. Le doute peut être levé en prenant l’objet dans ses mains : un sentiment « d’étincelle de joie » vous anime ? On garde ! Sinon, on évacue !
3 – Le rangement
La dernière étape de la méthode de rangement s’annonce enfin : le rangement. Pour comprendre la démarche Konmari, il faut avoir en tête le principe de la vision : tout ce qui est rangé doit pouvoir être vu, sans rien avoir à déplacer. Facile ? Pensez à votre cuisine, votre bibliothèque, ou encore votre dressing, est-ce si évident ?
En résumé, avec Marie Kondo : « Plus, c’est moins ». Allons voir ce que ça donne du côté du recrutement dans le service public !
KonMari pour améliorer l’efficience du service public ?
Le capital humain représente la plus grande des richesses du service public. Les agents évoluant dans les différentes organisations (collectivités territoriales, établissements publics…) prennent l’engagement de servir les citoyens au travers de leur fonction. C’est grâce à la synergie de leurs compétences que la qualité de service est au rendez-vous.
Partons du principe qu’il est difficile d’évaluer le nombre d’agents qu’il faut recruter pour optimiser l’organisation d’une collectivité ou d’un établissement public. Il s’agirait dans un premier temps d’identifier si les meilleurs talents occupent la fonction la plus appropriée. Les managers en place disposent-ils d’une équipe sur ou sous dimensionnée ? De nombreuses interrogations peuvent submerger les Services RH et l’équipe dirigeante.
Pour répondre à ces questions, la méthode Konmari peut se révéler véritablement pertinente 😉
Faire une liste et partir à la chasse
C’est décidé (étape n°1, vous vous rappelez ?), vous avez choisi d’inscrire votre organisme public dans une démarche d’amélioration continue, d’optimisation des ressources. C’est parti !
Etablissez une liste des meilleurs talents au sein de votre organisation. Notez si ces agents occupent ou non un poste de responsable d’équipe, ainsi que leur périmètre de travail. Un outil dédié à la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) se révèle précieux pour mener à bien cette mission. Si votre SIRH dédié au service public en est équipé, c’est le moment d’exploiter cette mine d’informations !
Il s’agit dans un second temps de vérifier que les agents se concentrent sur la tâche la plus importante pour votre organisation. La charge de travail doit être juste, surtout pas insuffisante. Au contraire, un manque d’enthousiasme à travailler sur ce qui est essentiel doit sonner l’alarme !
L’ensemble des collaborateurs ayant contribué positivement à la réussite des projets constituent des piliers de votre organisation publique. Il est important de les fidéliser. Si les ressources humaines en place sont en sous-effectif, des embauches sont à prévoir.
Passons ainsi au recrutement de nouveaux agents : comment opérer pour faire les meilleurs choix ?
Opérer « le tri » des candidatures et une bonne ventilation des talents : mode d’emploi
Une fois que vous disposez d’une bonne vision des agents composant les différents services, il est temps de passer à la seconde étape de la méthode KonMari : le tri.
Ici, la logique poursuivie est celle de la meilleure allocation possible des compétences, il ne s’agit pas de réduire drastiquement les effectifs ! La création de nouvelles fonctions peut s’avérer nécessaire, ou un besoin de réorganisation interne être identifié. Des compétences manquent et un besoin de recrutement est avéré ? Voici comment procéder.
Que le processus de recrutement soit réalisé par le Service RH ou un cabinet spécialisé, il sera intéressant de mettre en contact les candidats avec vos meilleurs talents déjà en place. De ces échanges peuvent émerger des idées inattendues. En effet, la potentielle recrue peut identifier de véritables leviers d’optimisation et réorienter sa fiche de poste en ce sens. Les attendus initiaux peuvent évoluer : l’agilité est de mise pour un recrutement gagnant-gagnant.
La clé, c’est de ne pas enfermer les candidats dans des cases. Au-delà des profils à haut potentiel intellectuel, les talents de demain peuvent être amenés à occuper des métiers très différents grâce à leur forte capacité d’apprentissage. Pour identifier ces profils clés, le réseau peut être utile. Echangez avec vos pairs et les cabinets de recrutement dans le service public concernant leurs relations affichant les compétences recherchées !
La phase de séduction relève ensuite d’un savant mélange : offre d’emploi attractive, marque employeur dynamique et structurée, possibilités d’évolution à moyen terme…
A noter, cette démarche est ambitieuse, mais les efforts mis en œuvre seront récompensés in fine par une performance dopée de l’organisation. Un fort investissement est nécessaire pour identifier et attirer des talents rares. Il faudra parfois faire preuve de patience : un poste restant vacant à défaut de candidatures pertinentes peut générer des tensions de la part des managers et des agents absorbant le surplus de travail temporaire.
Accepter la remise en cause pour aller de l’avant
En adoptant cette méthode, l’organisation publique peut souffrir d’un ralentissement de sa productivité à court terme. Ce n’est en rien inquiétant ! On dit parfois qu’un excellent candidat coûte cher, mais avez-vous idée des pertes financières engendrées par un agent qui n’est pas à sa place ?
Embaucher rapidement, sans hauteur de vue et projection vers l’avenir, n’est pas une solution pérenne pour le service public.
Prenons un exemple (poussé à l’extrême) pour illustrer cette logique.
Une organisation opère une vague de recrutements rapides afin d’augmenter dans des délais courts sa capacité de travail. La résultante rapide de ce processus, c’est une moindre collaboration entre les équipes. Les missions transversales seront également plus laborieuses à mettre en place. Vos agents ne disposent pas d’une bonne connaissance des nouvelles compétences, des missions peuvent parfois être effectuées en doublon ! La hiérarchie n’est pas toujours bien appréhendée, des tensions peuvent émerger.
Pour aller dans le bon sens, il ne s’agit pas d’avoir plus d’agents ! Il est bien plus pertinent de s’entourer des meilleurs talents au sein de son organisation.
Accepter ce constat conduit à faire des choix plus éclairés en termes de priorisation. La mobilité interne peut se révéler très pertinente. Ainsi, offrir de nouvelles responsabilités à des agents en place est à l’origine d’un cercle vertueux durable : motivation renforcée, efficacité décuplée, etc.
On peut ici faire le parallèle du « rangement » de la méthode KonMari : chaque agent doit trouver sa place pour donner le meilleur de lui-même et s’épanouir.
Où en est votre démarche de recrutement dans le service public ?
Et vous, comment organisez-vous votre politique de recrutement dans le service public ? Les enjeux portés par cette thématique sont devenus une priorité pour les Services RH. En effet, la vague de départs à la retraite des agents qui s’annonce va accélérer les besoins en recrutement de la fonction publique.
Pour séduire la nouvelle génération d’actifs, il est important de bien appréhender leurs attentes et leurs spécificités. On vous aide à décrypter tout cela grâce à un livre blanc précieux :